Personvern ved digital undervisning

Innholdet i "personvern ved digital undervisning" er basert på  «Retningslinje for personvern ved digital undervisning», fastsatt av direktør ved KRUS, versjon 1, 19.juni 2020. Kontaktperson ved spørsmål er personvernrådgiver (e-postlenke). Ansatte finner selve retningslinjen i kriminalomsorgens internkontrollsystem (KIKS).

Innledning

Digital undervisning innebærer innsamling/behandling av personopplysninger, herunder lyd- og bildeopptak av undervisere og den som undervises. Personvernhensyn skal ivaretas ved digital undervisning, og løsningene som benyttes må derfor være i samsvar med personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven (personvernregelverket). Kriminalomsorgens høgskole og utdanningssenter KRUS benytter de læringsplattformer og kommunikasjons- og samarbeidsplattformer som direktøren til enhver tid har bestemt.

Med digital undervisning menes her opptak eller direktestrømming (streaming) av undervisning gjennom digitale løsninger, hvor opptaket eller direktestrømmen inneholder lyd fra og/eller video av personer.

Retningslinjen for personvern ved digital undervisning gjelder for:  

- Aspiranter ved studiet «Høgskolekandidat i straffegjennomføring»

- Studenter ved studiet «Bachelor i straffegjennomføring» (inkludert enkeltemnestudenter)

- Kursdeltagere ved kurs i regi av KRUS

- Personer som underviser på oppdrag fra KRUS

Retningslinjen for personvern ved digital undervisning gjelder ikke for:

-Strømming og digitale opptak av arrangementer som ikke er undervisning.

Ulike digitale undervisningsformer

Opptak og strømming av undervisning der bare underviser er en del av opptaket

Opptak av digital undervisning hvor den som underviser er en del av opptaket, vurderes som sidestilt med opptak av vanlig undervisning ved KRUS. Dette vil for eksempel være en form som kan likne på tradisjonelle forelesninger der den som underviser har en monolog, men der det ikke er dialog med deltagerne. Den som underviser samtykker til opptak ved å selv starte opptak.

Den som underviser har selv opphavsretten til eget undervisningsmateriale med mindre annet er avtalt. Opptak av lyd eller bilde som undervisere har gjort av sine forelesninger/kunngjøringer skal likevel ikke benyttes til andre formål enn undervisning.

Opptak og strømming av obligatorisk og frivillig undervisning

Ved strømming av undervisning er det i utgangspunktet frivillig for deltagerne om de ønsker å delta med bruk av bilde og/eller lyd under strømmingen av undervisning. Dette styres av den enkelte deltager med innstillinger ved tilkoblingen til undervisningsstrømmen, og kan når som helst endres av den enkelte aspirant/student/kursdeltager (heretter kalt deltagere) så lenge strømmingen foregår. 

Hvis det ikke er nødvendig å ta opptak for å oppfylle deltagernes rettigheter og institusjonens forpliktelser, skal det i utgangspunktet ikke gjøres.  

Hvis det likevel skal gjennomføres opptak av undervisningen, og deltagerne er en del av opptaket, vil dette vurderes særskilt. 

Det vil da vurderes om behovet til KRUS for å gjøre opptak er strengt nødvendig for å oppfylle formålet med undervisningen. I dette ligger at opptak må være egnet for å nå formålet, nødvendig for å nå formålet og proporsjonalt i forhold til personvernulempen for deltagerne. Eksempelvis kan det være nødvendig å gjennomføre opptak for at deltagere som ikke har anledning til å være til stede i sanntid kan få utbytte av undervisningen.

Dersom det blir gjort opptak av undervisningen skal deltagerne være kjent med at det gjøres opptak. Deltagerne velger selv om de vil delta med eget bilde, lyd eller video. For å begrense inngrepet i deltagernes personvern, vil de for eksempel få mulighet til å stille spørsmål via chat-funksjon, i stedet for å bli en del av film- og/eller lydopptaket.

I forkant av den undervisningen skal det gis skriftlig informasjon på den aktuelle digitale plattformen om at KRUS tar opptak, og at alle spørsmål fra «salen»,dvs. deltagerne, vil bli en del av opptaket. De som ikke ønsker å bli en del av opptaket oppfordres til å bruke aktuell chat-funksjon eller sende spørsmål på meldinger, e-post eller liknende.

Det oppfordres også til at en del informasjon gis muntlig i starten av undervisningen av den som underviser. Denne informasjonen omfatter: 

  • formålet med opptaket, som f.eks. «gjennomføring av undervisning av emnet KRUS9999» 
  • hvor opptaket blir lagret og delt, f.eks. om det blir lagret på KRUS sin server og delt på Canvas
  • hvem som har tilgang til opptaket , f.eks. om det kun er tilgjengelig for studenter og lærere tilknyttet KRUS9999
  • når opptaket slettes. Opptak der deltagere kan identifiseres skal som hovedregel slettes når undervisningen i emnet er avsluttet og eksamen i emnet gjennomført. Unntaksvis kan opptaket lagres lenger av spesifikke grunner, som klagemulighet, ny/utsatt eksamen, sykdom, m.v.
  • at deltagerne ikke har tillatelse til å foreta opptak av undervisningen for å lagre og eventuelt dele dette på egen eller annen digital plattform

Personopplysninger og GDPR

Digital undervisning innebærer innsamling/behandling av personopplysninger, herunder lyd- og bildeopptak av undervisere og den som undervises. GDPR art. 5 nr. 1 bokstav b tillater at personopplysninger kan samles inn for «spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål».

En av de viktigste oppgavene til KRUS er å tilby undervisning på et høyt faglig nivå. Dette oppnås blant annet ved å kombinere tradisjonell undervisning på lærestedet med digitale undervisningstjenester. 

Formålet med å behandle personopplysninger i forbindelse med bruken av digitale undervisningstjenester er således å tilby undervisning på et høyt faglig nivå for derved å øke aspirantenes/studentenes/kursdeltageres kunnskap.

Behandlingsgrunnlag

Behandlingen av personopplysningene foretas med følgende rettslige grunnlag:

  • For aspiranter og undervisere:

KRUS har med hjemmel i arbeidsgivers styringsrett besluttet at det skal benyttes digital undervisning. Behandlingen er derfor nødvendig for å oppfylle arbeidsavtalen aspiranter og undervisere har med KRUS, jf. GDPR artikkel 6,1b.

  • For studenter og kursdeltagere:

Utdanning innen straffegjennomføring er en oppgave i allmenhetens interesse. Behandlingen er nødvendig for å utføre denne oppgaven, jf. GDPR artikkel 6,1e.

Samtykke til fotografering/videoopptak

For at KRUS kan benytte et foto eller et videoopptakk av personer som er identifiserbare, kreves det at vi har innhentet samtykke fra de som er avbildet. Et unntak for dette, er dersom bildet er fra et offentlig arrangement og viser en gruppe av mennesker. Da kan KRUS benytte bildet uten samtykke, f.eks. for å promotere den aktuelle sammenhengen/arrangementet det er tatt i.

Samtykkeskjema

Per 28. oktober 2020, er det følgende samtykkeskjema KRUS benytter til å innhente samtykke til bruk i forbindelse med en enkeltstående publisering:
Samtykke til fotografering/videoopptak -enkeltstående samtykke (Word).

KRUS har eget samtykkeskjema til bruk dersom vi ønsker samtykke til publisering av fotografi/videoopptak i en videre kontekst, f.eks. i forbindelse med rekrutteringskampanjer, brosjyrer eller som generelle illustrasjonsfoto på krus.no. Dersom dette er aktuelt, kontaktes informasjonsrådgiver ved KRUS for tilsendt dokument.

Samtykkeskjema som er ferdig utfylt (minus de felter som skal fylles ut av KRUS), skal sendes til informasjonsrådgiver sammen med aktuelt bilde og være arkiveringsklart før dette kan publiseres.

For aspiranter/studenter

Behandling av opplysninger om deg som studerer ved Kriminalomsorgens høgskole og utdanningssenter KRUS

Hjemmelsgrunnlaget for behandling av personopplysninger om studenter er universitets- og høgskoleloven (UH-loven) §§4-15, som sannsynligvis trer i kraft sommeren 2018, og personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav b eller e, jf. nr. 3 bokstav b. Personvernforordningen er EUs nye lovgivning på personvernområdet og skal gjelde for hele EU/EØS fra 25. mai 2018/sommeren 2018. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høgskoleloven. Personopplysningene brukes til studieadministrative formål, alt fra søknad, oppmelding til eksamen, utveksling, utskriving av vitnemål og karakterutskrifter, osv. Opplysninger som behandles er navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon (adresse og telefonnummer), hvilket kull du tilhører, studieprogram, karakterer, permisjoner, o.l.

Informasjonen hentes fra opptakspapirer, informasjon som du selv registrerer via Studentweb/SøknadsWeb, sensurregistrering og i forbindelse med ordinært studieadministrativt arbeid.

Høgskolens autoritative studentsystem er FS (Felles studentsystem). FS er et studieadministrativt system for universiteter og høgskoler. FS utvikles og forvaltes av Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning. Systemet gir støtte til at studie- og eksamensadministrasjon blir håndtert på en god måte. Alle nødvendige opplysninger registreres i FS. Når studenter og aspiranter har avlagt et tilstrekkelig antall studiepoeng i emner som etter gradsreglementet gir rett til en akademisk grad, utstedes vitnemål for oppnådd grad. Det lagres ikke sensitiv informasjon i FS.

Se også lenker til aktuelle personvernerklæringer i avsnittet "Personvernerklæringer for ulike systemer".

Personvernerklæringer for ulike systemer